Arkivvård

 

Vårda arkivet säkert

När man åtar sig uppgiften att bevara andras handlingar innebär det att man samtidigt axlar ett stort ansvar. Arkivalierna skall förvaras i utrymmen som lämpar sig för förvaring av dokument och på så sätt att de inte skadas. Men även valet av papper och andra skrivmaterial som den som skapat dokumentet har gjort påverkar handlingarna genom deras liv. Det är därför viktigt att lokalhistoriska arkiv kan såväl bevara arkiven oskadda som ge råd om hur informationen skall lagras idag – låt det då gälla val av papper och skrivmateriel eller elektronisk information – för att den skall bevaras för eftervärlden. Handlingarna i ett lokalhistoriskt arkiv kan även behöva putsning och t.o.m. konservering. Här skall ges praktiska råd om dessa teman.

Arkivutrymmet och uppbevaringsförhållanden

Arkivutrymmen är till för att skydda handlingarna för menliga faktorer såsom vatten, fuktighet, eld, avgaser, för hög värme, ljus och luftens föroreningar. Arkivutrymmet skall skydda handlingar för skadegörelse och garantera att obehöriga inte kan komma åt materialet. Det gäller alltså att skydda handlingarna för alla yttre, skadliga faktorer – inte bara för översvämningar och gassande solsken utan även för människan.

När man bygger ett arkivutrymme skall man se till att byggmaterialen och dörren är brandsäkra. Arkivet skall helst inte ha fönster. Ifall vatten- och avloppsrör går genom arkivet skall de skyddas med skyddsrännor. Arkivutrymmet skall vara uppvärmd och ha god ventilation. För att öka säkerheten skall i dess närhet finnas brandsläckare.

Arkivverkets krav för arkivutrymmen förnyas som bäst. De gällande reglerna finns på arkivverkets webbplats www.narc.fi/ (Riksarkivets allmänna anvisning nr 4, 1984).

Ett säkert arkivutrymme räcker inte till för att garantera att handlingarna mår väl utan det behövs också ett gynnsamt klimat, som förlänger handlingarnas livstid. Arkivet måste kunna uppvärmas och ventilationen skall fungera. Temperaturen i arkivet skall vara 18 grader och luftfuktigheten mellan 30-50 %. För låg luftfuktighet gör handlingarna sköra och om luftfuktigheten är över 60 % vaknar mikroberna och skadedjuren. Viktigare än att i alla situationer nå de optimala värdena är att temperaturen och luftfuktigheten är konstant. Målet bör dock vara att värme- och luftfuktighetsmätarna som arkivlokalen skall vara försedd med visar de rekommenderade värden. Såväl rökning som att uppgöra öppen eld i arkivet är förbjudet.

En fråga som idag ofta ställs är vad som får finnas i arkivet utöver förvaringshyllor och –skåp. Inte mycket: ett arbetsbord, en stol och en stege. När man planerar arkivutrymmet skall man se till att det finns ett utrymme för personal och forskarna i anslutning till arkivet. I det utrymmet kan hållas datorer, skrivare, fax, kopieringsapparater och annan kontorsutrustning som underlättar ordnings-, katalogiserings- och forskningsarbetet. Men själva arkivet skall helgas åt handlingarna.

Arkivhyllorna kan vara av metallplåt eller trä. Det är viktigt att kunna justera hyllavstånden. Avståndet mellan hyllreolerna skall vara 80- 90 cm . En hyllmeter handlingar väger 100 kg och användingen av fasta och glidhyllor (compactushyllor) ställer olika krav på golvets bärbarhet.

 

Tillbaka

 

Arkivbeständighet

Papper, pennor och förvaringsmappar

Rätt val av papper, pennor, färgpatroner, skrivare och kopieringsmaskiner och rätta förvaringsmedier förlänger handlingarnas livstid och förhindrar dem att ta skada.
Det träfiberhaltiga tidningspappret i dagens tidning blir skört på några tiotal år medan lumppappret från 1500- och 1600-talet är ännu idag välbehållet. En karta som förvaras på en tät rulle kan gå i bitar när den rullas upp. Kartor som förvaras hängande eller plant i en förvaringslåda tar inte lika mycket skada av att de plockas fram för påseende.

Arkivverket ger inte längre årligen ut beslut om arkivbeständiga material och metoder, men på arkivverkets webbplats www.narc.fi finns en lista på arkivbeständiga material, som fyller ISO 11798 standardens krav. Listan är inte komplett och det kan finnas arkivbeständiga material om vilka inte meddelats till arkivverket.

Tyvärr kan det mottagande arkivet inte bestämma på hurdant papper och med vilka pennor eller skrivare handlingarna produceras. Men om man konstaterar att informationen löper risk att försvinna – en tidningsurklipp faller sönder eller texten håller på att försvinna när bläcket bleknar – kan man exempelvis ta en kopia av dokumentet för att rädda informationen.

Arkivet måste vara beredd att satsa pengar på godkända arkivkartonger. De arkivkartonger som rekommenderas har vikts ihop av en kartongskiva som är tillräckligt tjock och har neutral pH värde. En tillsluten arkivkartong skyddar handlingarna för ljus och damm. Före handlingarna packas in i arkivkartonger eller –lådor, skall alla plastfickor och metallföremål såsom gem avlägsnas.

Dokumentknippen skall omses med skyddspapper. En vikt A3 pappersark runt handlingarna skapar såväl ordning som skyddar handlingar när de packas in och tas ut ur arkivkartongen. Man kan även inbinda handlingar eller binda ihop dem genom stanshålen med mjukt bomullsgarn. Inbindningen av handlingar är dock dyr och trådarna kan försvåra handlingarnas användning och t.o.m. förorsaka skada när man bläddrar i dem. Kom ihåg att använda rätt storlek på arkivkartongen och packa dem fulla så att handlingarna inte kan sjunka ihop i förvaringskartongen.

Alla pappershandlingar får dock inte rum i arkivkartonger. Kartor och ritningar skall helst förvaras plant i speciella kartskåp. Man kan förvara kartor och ritningar även hängande eller på en rulle som har 10 cm i diameter. Viker man kartor och ritningar löper de risk att gå i bitar. Kartorna skall även skyddas med tjock skyddspapper och man skall vara aktsam när man öppnar och stänger lådorna i ett kartskåp. Kartlådorna skall inte fyllas till brädden och ifall lådorna saknar mekanism som hindrar kartorna att röra på sig kan man sätta en tyngre kartongskiva på kartorna som skyddar och tynger dem.

 

Tillbaka

 

Konservering eller vad man får och inte får göra

När arkivmaterial levereras till ett lokalhistoriskt arkiv befinner det sig ofta i ett bedrövligt skick, nedpackat i papplådor och plastkassar, nedsmutsat och dammigt. Arkivmaterialet har i många fall bevarats på gamla vindar eller i fuktiga källare. Handlingarna är fukt- och mögelskadade och råttor kan ha angripit beståndet.

Vad kan man då göra för att förhindra fortsatt nedbrytning av fukt- och mögelskadat papper, hur skall man reparera rivna papper och hur skall man förfara med papper som har ett alltför lågt eller högt pH-värde? Avancerad konservering av gamla papper förutsätter speciella kunskaper om bl.a. papprets sammansättning och lösningsmedel, och utan denna kunskap bör man inte på egen hand tvätta eller smörja in gamla papper och band med olika lösningar och oljor. Det är bättre att låta fackfolk på området, konservatorer, göra sådana arbeten.

Men det finns en hel del som även amatören kan göra. En viktig sak är renlighet. När man tar emot gamla papper och arkiv skall man damma av dem och avlägsna all smuts t.ex. med en fin pensel; damm och smuts hör nämligen till arkivens fiender. Avdammningen och putsningen, liksom även uppordnandet av arkivet, skall ske i särskilda utrymmen. I ingen händelse får detta arbete utföras i arkivutrymmet.

Fukt- och/eller mögelskadade samt alltför sura papper bör hållas avskilt från ”friska” papper. De ”smittade” pappren kan omges med aktomslagspapper eller också förvaras i skilda förvarings-kartonger. När pappren har torkat, kan man putsa dem med en pensel och återförena dem med det övriga arkivmaterialet.

Mätning av papprets surhetsgrad, pH-värde, kan utföras med hjälp av ”stickor”, som kan inhandlas på de flesta apotek, eller med en för detta ändamål specialgjord ”penna” (pH Testing pen kan ihandlas hos t.ex. Museoiden hankintakeskus). Det finns även särskilda skåp för behandling av papper med oriktigt pH-värde, men anskaffning av sådana är kostnadskrävande och torde vara av begränsad nytta för ett lokalhistoriskt arkiv.

Reparation av rivna pappersark kan vara svårt utan tillgång till speciell utrustning. Det finns emellertid i handeln s.k. arkivtejp som kan användas (märket Filmoplast, fås från Kirjateollisuus- asioimisto). Denna tejp har inte lika surt limämne som vanlig tejp och skadar därför inte pappret.

När man fäster papper med tejp bör man se till att en så liten del av texten som möjligt hamnar under tejpen. Dåligt fäst text eller bild kan lossna och fastna på tejpremsan i stället. Att återställa en text som lossnat är en mycket omständig procedur som bör överlåtas åt specialutbildade konservatorer.

 

Tillbaka

 

Regler/anvisningar för användning av material, för kunder

Det kan låta orimligt, men det är faktiskt vi som använder arkivmaterialet i vår egen forskning som kan skada materialet mest. Arkiven är dock till för att användas om därför bör man minimera slitaget och skadorna när man bläddrar i gamla handlingar eller skannar in, fotograferar eller kopierar dem.
Här är några enkla råd för dig som vill skydda handlingarna:

Händerna skall vara rena och t.o.m. skyddade med bomullshandskar när man bläddrar i handlingar och fotografier.

• Var försiktig när du bläddrar: pappret kan vara mycket skört, gamla inbundna läderband kan ta skada när du tar dem ut ur hyllorna, lyfter eller öppnar dem.
• Undvik inskanning och kopiering. Det starka ljuset från kopieringsapparaten kan få bläcket att blekna och särskilt inbundna handlingar kan bli skadade om de hanteras ovarsamt vid kopieringen.
• Ifall du vill ta bilder eller inskanna materialet ta reda på gällande sekretess- och copyright bestämmelser.
• Returnera handlingarna till arkivet när du inte längre använder dem.
• När du hanterar arkivmaterial bör du ha ett tillräckligt stort bord där handlingarna, anteckningsblocket och datorn inte konkurrerar sinsemellan om utrymmet.
• Använd aldrig handlingarna som underlag när du gör anteckningar.
• Ät och drick vid ett annat bord än vid det som arkivhandlingarna ligger på.

Tillhandahålla och tillgängliggöra arkivmaterial på ett tryggt sätt

• gästbok och forskarkort
• bevakning av användning
• väskor och portföljer
• fotografering av handlingar
• offentligt, icke offentligt, hemligt
• publicering av uppgifter på internet
• respektera donations-/depositionsavtalets villkor
• utlåning av handlingar är förbjudet

 

Tillbaka