Katalogisering, på papper eller digitalt, av museiföremål är ett avgörande verktyg för att förstå deras betydelse. Men metoderna för att samla in uppgifter har under många decennier kort sagt lett till ett rådd. Hembygdsförbundet ger gärna stöd i katalogiserinsgarbetet, något som Hembygdens Vänner i Sjundeå haft nytta av.
Det är samlingarna som utgör grunden för ett museum. Men till museets uppgifter hör också att veta varifrån ett föremål kommer, hur det använts och varför det är relevant – inte minst med tanke på framtiden när kunskapen om de gamla föremålen bleknat. Då behövs grundlig katalogisering.
.jpg)
Exempel på en blankett som användes på 1980-talet där all information ska rymmas på en sida. Blanketten är också ett exempel på att man svarar på de frågor som finns och allt annat utelämnas.
Katalogiserat – det har museerna gjort länge – och uppfattningen om hur det ska göras rätt har varierat under olika tider. Om man något generaliserar så kan man säga att ända fram till 2000-talet var det dominerande sättet att katalogisera det som vi idag skulle kalla för skapandet av en inventarieförteckning.
Många hembygdsmuseer som grundades under 1960-talet, och även tidigare, uppkom på initiativ av någon entusiast i lokalmiljön, någon som hade en stor samlariver. Man antecknade de viktigaste uppgifterna i en inventarieförteckning, såsom föremålets nummer, namn samt donator och datum. Viktiga uppgifter i sig och varför skulle man anteckna så mycket mera när alla ändå visste vad föremålet var och antagligen kände donatorn. De flesta som besökte museet hade troligen sett och eventuellt också använt föremålen. I något skede. Förteckningen kunde göras i någon form av häfte eller i en inbunden bok.
Efter inventarieförteckningarna kom kartotekskort i A5-format och på 1970- och 1980-talen övergick man till blanketter i A4-format. På dessa fanns utrymme för fler uppgifter, men ett pappersark har ändå begränsade rader att skriva på, varför mycket intressant utelämnades. Katalogiseringen gick till största delen ut på att överföra den gamla informationen till det nya formatets blankett.
Museiverket initierade på 1980-talet ett ”katalogiseringstalko” med avsikten att skapa ett slags centralkartotek över de föremål som fanns i museerna, inklusive hembygdsmuseerna. Förteckningarna från de olika museerna skulle primärt sparas i Landskapsmuseerna (LM). För att utföra talkot och kunna anställa katalogiserare, i praktiken studerande, kunde Landskapsmuseerna ansöka om bidrag från Museiverket.
Uppgift för sommarjobbare
Landskapsmuseerna skickade således i början av 1980-talet ut unga studerande till flera museer för att genomföra katalogisering av föremål på A4-dokument och samtidigt fotografera dessa föremål. En kopia av alla katalogiseringsblanketter skulle skickas till LM. Det som poängterades för studerandena var att de skulle vara effektiva och katalogisera så mycket som möjligt och målsättningen var minst tio till tjugo blanketter per dag.
Tyvärr var handledningen inte alla gånger den bästa. De studerande var ibland tvungna att själva avgöra med vad de skulle börja katalogiseringen.
Här inverkade troligen det faktum att de var anställda av ett landskapsmuseum och inte av det museum där de arbetade.
Ett exempel: I ett museum, där de studerande inte visste vad som tidigare hade gjorts, började de från det sista katalognummer de hittade och valde sedan ut var de skulle fortsätta. Det här ledde till att många föremål på museet fick dubbelnumrering, vilket uppdagades först ett tiotal år senare.
Att det finns dubbelnumrering är inte ovanligt och förekommer i nästan alla museer. I dagens digitala program finns fält där man kan fylla i objektets övriga nummer. Att föremål har flera nummer kan naturligtvis också ha andra orsaker än i det ovannämnda exemplet.
Digitalisering förvärrade
När digitaliseringen började användas för katalogisering i början av 2000-talet fanns det få möjligheter att söka bidrag för att digitalisera samlingarna. Och de bidrag som kunde sökas krävde att man hade någon form av katalogiseringsprogram. Tyvärr fanns det få program som kunde användas och mindre museer hade ofta svårt, om inte omöjligt, att skaffa de program som behövdes på grund av höga licensavgifter. Bidraget som beviljades fick användas endast till personalkostnader. Idag kan det kännas absurt att bidrag skulle erbjudas för digitalisering, men inga program som man kan använda skulle finnas! Att digitalisera blev dock för många små museer ett naturligt steg i utvecklingen och arbetet utfördes ofta av sommarpersonal.
Det var en testa och ändra-period då det var helt möjligt att skapa egna arbetsmetoder enligt de få digitaliseringsinstruktioner som fanns. Eftersom datorernas lagringsutrymme var betydligt mindre än idag så var det viktigt att alla fotografier skulle vara så små som möjligt och sparas i formatet bmp (bitmap). Men ganska snart kom nya rekommendationer, nu skulle bilderna vara jpeg-filer men fortfarande i litet format, cirka 500 kB. Och det här gällde skannade pappersfotografier. Det betydde att kvaliteten på fotografierna blev dålig.
.jpg)
En inventarieförteckning och ett katalogkort i formatet A5. Att överföra uppgifter från inventarieförteckningen till en blankett eller digitalisera informationen är ingen lätt uppgift. Om de registrerade föremålens namn och användning är obekant, handstilen obegriplig, leder det till tolkningar och felskrivningar.
För att bland annat råda bot på denna djungel som inte garanterade att digitalt material kunde användas (läsas) i framtiden startade projekt ”Museum2015” år 2011. Och det ledde igen till nya direktiv och behov av att göra ändringar i sparat material.
Det här är en period som absolut borde dokumenteras; alla fel och alla egna lösningar som gjordes under den här tiden.
Görs för framtiden
Det gamla tankesättet kvarstår ännu idag: att kopiera över den gamla och korta informationen från blanketterna. Även tanken att prioritera antal föremål som digitaliseras per dag snarare än kvaliteten på informationen lever kvar. I stället för att arbeta lugnt och metodiskt med sin samling försöker man få så mycket som möjligt digitaliserat på kort tid.
Nya utmaningar uppstod i och med digitaliseringen – olika program och inga standarder. Fördelen med det digitala är att det finns mycket mera plats för information, men det kan bli problem att hålla samman all den information som hör ihop.
Nu behövs mycket mera information om objekten/föremålen i en samling så att man i dag och speciellt i framtiden ska kunna förstå deras betydelse och användning. Genom katalogisering sparas centrala uppgifter om ett objekts historia och betydelse inom kulturarvet.
Det är viktigt att museerna tänker på att dokumenteringen görs för framtida generationer. Idag är kontextuppgifter viktiga för att alla ska kunna förstå föremålens betydelse och användning.
Så här är vi nu då. Den situation som många museer har med sina samlingar och katalogiseringen är resultatet av en lång och mycket varierande tradition av samlingsförvaltning kombinerad med små resurser och ett för aktivt mottagande av alla slags föremål.
För många museer har det här lett till att det är svårt att veta vad som finns i samlingarna och att veta vad som redan har katalogiserats. Att få klarhet skulle kräva mera resurser än museerna har. Idag utförs katalogiseringsarbetet främst av sommaranställda.
Fortfarande finns ”traditionen” från tidigare år med liten eller bristfällig helhetssyn, brister i handledning av sommaranställda (som kanske inte har kännedom om lokalhistoria) samt prioritering av effektivitet. Ytterligare har museerna också fortsatt att okontrollerat utöka sina samlingar med nya objekt som väntar på att katalogiseras.
Förbundet utarbetar manual
Problemet kan inte lösas med enbart nya digitaliseringsprojekt eftersom det i värsta fall kan förvärra hela situationen. Det viktiga skulle vara att få en helhetsbild av samlingen och katalogiseringen. Att utarbeta en plan för en ändamålsenlig katalogisering som kan pågå i flera år, är tidskrävande. Arbetsinsatsen kanske känns som onödig eller övermäktig, men fördelen är att när arbetet är gjort är det tidsbesparande.
För att göra en plan behöver föreningen inte digitalisera sitt material eftersom planen görs oberoende hur man katalogiserar. Planen finns tillgänglig för alla, både nuvarande och kommande föreningsaktiva samt för sommarpersonal.
Hembygdsförbundet har i olika sammanhang uppmanat föreningarna att skapa dokumentet ”Riktlinjer för museisamlingen” – ett dokument som är till stor nytta i arbetet med samlingarna.
I år kommer Hembygdsförbundet att satsa på att skapa en manual för hur man kan gå tillväga för att få en helhetsbild av samlingen för att kunna strukturera det fortsatta arbetet. Det här görs som ett samarbete med ett hembygdsmuseum i Österbotten.
Resultatet av samarbetet ska mynna ut i är att skapa en praktiskt användbar manual som ska ge grundläggande information till hembygdsföreningarna om steg som behöver tas innan katalogiseringen, digitalt eller analogt, påbörjas.
Text och foto: Susanne Lagus
Thumbnail: Pixabay